Hur man förbereder en kvalitetshandbok

Eftersom kvalitet är ett viktigt krav att behållas under hela processen, är människorna och systemen i organisationen, i den nuvarande konkurrenskraftiga affärsmiljön, användbar för att veta hur man förbereder en kvalitetsmanual. Vid diskussion av kvalitetsbegrepp kan kvalitetshandbok anses som ett väsentligt element som dokumenteras av organisationerna. Denna artikel fokuserar främst på utarbetandet av en kvalitetsmanual.

Vad är kvalitetshandboken?

En kvalitetshandbok är ett dokument som anger de operativa procedurer som krävs för att uppnå konsistens i hela organisationen, samtidigt som kundens krav uppfylls. Dessa rutiner beskriver ledningen att upprätthålla kvalitet i hela organisationen enligt ISO 9001: 2008 Quality Management Standard.

Chefer används vanligtvis för att granska kvalitetssystemet som arbetar regelbundet inom organisationen för att säkerställa dess fortsatta lämplighet, tillräcklighet och effektivitet. Dessa granskningar avgör nya möjligheter till förbättring och behovet av ändringar i kvalitetssystemet, inklusive kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Därför kan kvalitetsmanualen betraktas som ett användbart dokument för att kommunicera förvaltningens förväntningar för att upprätthålla kvalitetsnormerna inom organisationen, för att illustrera bolagets överensstämmelse med ISO 9000-kraven, som ett mått på att överensstämma med ledningens förväntningar på den interna revisioner, ISO Registrar-revisioner och kundrevisioner.

Så här förbereder du en kvalitetsmanual

Kvalitetsmanualen som skapas av organisationen bör innehålla följande:

• Omfattningen av kvalitetsledningssystemet, med detaljer och rättfärdigande och uteslutningarna.

• De dokumenterade rutinerna för kvalitetsstyrningssystemet med hänvisningar till dem. Det finns vanligtvis endast sex dokumenterade procedurer som krävs enligt ISO 9001-standarden (Kontroll av dokument, kontroll av poster, internrevision, kontroll av produkter som inte överensstämmer med produkter, korrigerande åtgärder & Förebyggande åtgärder).

• En beskrivning av samspelet mellan kvalitetsstyrningssystemets processer. Ett flödesschema kan vara användbart för att identifiera alla processer i organisationen med pilar som visar anslutningarna. En djupflödesschema hjälper till att förstå växelverkan mellan processer inom organisationerna.

När det gäller innehållet kan det vidare kategoriseras i följande avsnitt:

• Företagets kvalitetspolicy som anger företagets åtagande att upprätthålla kvalitet.

• En detaljerad beskrivning av företagets dokumentationsstruktur.

• Politiska uttalanden som anger ledningens avsikt att uppfylla kraven i ISO 9000.

Policyn bör omfatta alla områden i ISO-standarden och måste spåras till dem. Dessa policyer måste omfatta:

• Förvaltningens förväntade sätt att fungera som organisationens verksamhet.

• De ansvariga parterna för att genomföra dessa förväntningar (vad gäller funktionen eller tjänstens titel).

• De områden där politiken är tillämplig inom organisationen.

• Nivån av ömsesidiga beroende som finns mellan funktioner och processer.

• Tilldela en eller flera ledande representanter för kvalitet i organisationen.

• En beskrivning om organisationens hierarki vanligtvis i form av ett organisationsschema, företagets högsta nivå etc..