Skillnad mellan arbetsfördelningsstruktur (WBS) och Resource Breakdown Structure (RBS)

Arbetsfördelning struktur är en viktig leveransbar för något projekt. Genom WBS är projektledaren i en bra position att kategorisera det arbete som laget behöver utföra i små sektioner som enkelt kan hanteras, medan RBS anses vara en viktig del av effektiviteten när det gäller projektledning. Genom RBS kan projektledaren sammanställa en lista över resurser som behövs för att uppnå en given uppgift i hierarkisk ordning.

Vad gör RBS annorlunda än WBS

WBS är en visuell representation av hela omfattningen av det arbete som ska utföras, uppdelat i mindre segment som varje medlem av projektgruppen kan förstå. Detta beror på att med varje färdigställningsnivå finns det definitioner och detaljer som är relevanta för den fasen. Tvärtom kan RBS brytas upp i geografiska resurser eller organisatoriska resurser. Några av de andra verktygen som är nödvändiga för korrekt och effektiv RBS inkluderar resursberäkning, en resurskalender och aktivitetslistor.

Anledningen till detta är att när du hanterar något projekt måste du arbeta med olika projektkomponenter och projektresurser för att kunna slutföra projektet. Ett bra exempel är medlemmarna i ditt projektteam.

Du måste se till att de är produktiva och strategiskt redo genom livet för projektet du gör.

Nu, om du planerar att komma fram till en WBS som är effektiv, är följande några av de viktiga riktlinjerna som hjälper dig att se detta genom:

• Projektet / slutleveransen är alltid på översta nivå
• Du behöver inte alltid definiera alla element på samma nivå
• Arbetsgrupperna ska inte ta upp mer än 10 dagar
• Varje arbetsgrupp måste vara oberoende
• Det bör inte finnas några dubbelarbete i arbetsgrupperna genom hela strukturen

Följande är en enkel representation av ett segment av en WBS för att bygga ett hus:

Bygga ett hus

                                              fundament                     Interiör Exteriör

Komplettering                         24% 45% 30%

Budget                               $ 50,000 $ 86,000 $ 72,000

Det visar olika delar av projektet som ska genomföras och ger mer information om budgeten som behövs för dem och färdigställningsgraden.

En WBS är därför en karta / skiss över ett specifikt projekt. Huvudprojektet är nyckelleveransen i en WBS, och därifrån är den uppdelad i mindre underkategorier, var och en med detaljer om hur de kommer att levereras på.

På andra sidan, när du pratar om RBS, måste du veta att den fungerar med några av de viktiga verktygen. Projektledarna instrueras att anställa eller genomföra en effektiv RBS genom att använda dessa verktyg. Dessa är följande:

• Aktivitetslista

Detta är en lista över alla aktiviteter som är viktiga för projektets slutförande. Projektledaren behöver inte bara en lista, de måste också få så mycket information som tänkbart möjligt om dessa listor också. Denna information kommer också att innehålla de resurser som de upptagna aktiviteterna konsumerar.

• Resursuppskattning

För varje aktivitet som ska uppnås på ett produktivt, effektivt och viktigare, kostnadseffektivt sätt måste projektledaren uppskatta volymen, typen och utbudet av resurser som behövs.

Om dessa uppskattningar är snedställda kan det vara omöjligt att uppnå projektets mål, eller som helhet kan projektet misslyckas.

• Resurskalender

En resurskalender handlar om tillgången på resurser över tiden. Projektledaren behöver en lista över alla resurser som behövs för att slutföra projektet.

Dessa resurser måste också listas utifrån deras tillgänglighet på lång sikt. Denna information är viktig för projektledaren för att se om de resurser som behövs kommer att finnas tillgängliga under en viss tid, så projektet stannar inte.

För närvarande blir RBS allt viktigare, med projekthanteringsprogramvara som integrerar den i sin struktur. Om du använder något projektledningsprogram kan du logga in och kontrollera tillgängligheten av de resurser du behöver, och ännu viktigare hur de klassificeras.

Detta hjälper i allmänhet organisationen i den meningen att projektledarna kan se mycket detaljer från en enkel databas om alla resurser som används.

Betydelsen av en WBS mot fokus hos RBS

Det finns flera viktiga fördelar som projektledaren och projektgruppen kan härleda från en WBS, förutom att organisera och definiera det arbete som behövs för att slutföra projektet. Genom WBS är det lättare att fördela en budget från strukturens översta nivåer. När detta är klart kan budgeten för varje avdelning struktureras utifrån uppdelningen i WBS.

Kostnads- och tidsuppskattningar tillhandahålls vanligtvis för varje WBS-sektion. Genom att göra det är det lättare att utarbeta ett schema och lämplig budget för hela projektet.

Genom en WBS är det också lättare att hålla koll på prestanda för enskilda projektsektorer. Projektledaren har en bra position att berätta projektets prestationskostnad, identifiera problemområden och ännu viktigare de viktigaste frågorna vid organisationen av projektet. Omvänt, i RBS är betoningen på en hierarkisk lista över resurser viktig. Du måste lista alla resurser, oavsett om de är betydande eller till och med om de verkar vara överflödiga. Varje nivå av projektet kommer att behöva ett visst antal resurser. Dessa måste listas enligt deras betydelse för slutförandet av varje nivå och slutligen slutföra hela projektet.

De listade resurserna delas sedan in i mindre kategorier av den typ av resurs de är för att hjälpa projektledaren att klassificera. Klassificering kommer faktiskt att gå vidare till olika undergrupper tills varje typ av resurser har gruppats till enskilda enheter som är enklare att identifiera och hantera.

Fördelar med WBS mot RBS

En av fördelarna med en WBS är att det hjälper projektledaren att avgöra eventuella risker som ett projekt kan ha. Om det finns någon gren av projektet som inte klart har definierats blir det ett riskområde som måste åtgärdas. Sådana risker ska spåras ordentligt, och en noggrann granskning förutsatt att projektet fortsätter.

Om projektet verkar som att det faller bakom schemat, är det lättare för projektledaren att hänvisa till WBS och identifiera de områden som kämpar och fatta ett lämpligt beslut att vända om saker. I motsats härtill är den omedelbara fördelen med RBS, i synnerhet att resurserna bryts ner i undergrupper, för att underlätta förvaltningscentralernas arbete. Övervakningen blir mycket lättare och mycket tid sparas i processen.

Handledarna kan spåra varje resursgrupp när de fortsätter med projektet. Det är lättare att påskynda vissa nivåer av projektet utan att förlita sig på andra, eftersom de har fördelat de rätta resurserna till deras slutförande. Därför kan vissa projekt enkelt genomföras före den angivna tidsfristen, speciellt om slutförandet av olika nivåer av projektet inte är beroende av varandra.

Med en bra RBS-plan på plats har ledningen också en bra position för att få en bra bild av det totala antalet resurser som finns tillgängliga för varje deltagande lag. Förutom att förstå de tillgängliga resurserna kan de också hantera hur resurserna kommer att utnyttjas.

Att jämföra ovanstående information är det lämpligt att tilldela färger till de olika delleveranserna i en WBS. Detta är viktigt för att få en värmekarta över hela projektets framsteg. Det kommer också att göra det lättare att uppmärksamma ledningen på projektområden som är kompletta och de som slacker.

WBS, när det hanteras ordentligt, är ett bra sätt att öka produktiviteten hos de lag som arbetar med projektet och se projektet färdigt i tid. Projektledaren kan identifiera nödvändiga färdigheter för att de ska kunna genomföra projektet i god tid, men när det gäller RBS måste vi förstå vilka typer av det. Den konventionella typen av RBS är en organisatorisk RBS. De hierarkiska organisationssystemen som redan är etablerade bidrar vanligtvis till att skapa denna RBS. Resurserna i en organisations RBS distribueras vanligtvis utifrån behoven hos varje organisationsavdelning och arbetsgrupp. Dessa är kategorier som faktiskt har definierats och fastställts av organisationen.

Geografisk RBS är i de flesta fall okonventionella. Den viktigaste oro för en geografisk RBS är distributionen och / eller placeringen av de aktuella resurserna och hur de fördelas på olika platser, beroende på organisationens behov.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis är både WBS och RBS nyckeln till ett framgångsrikt genomförande av ett projekt och effektiviteten hos de relevanta projektgrupperna. Följande är de viktigaste punkter som definierar någon av strukturerna.

Arbetsuppdelningsstruktur	Resursuppdelning Struktur
o Gruppera arbetet i kategorier	o Gruppera resurser i kategorier
o Hjälper till projektövervakning	o Hjälper till övervakning av resursanvändning
o Projektgrupper måste vara oberoende	o Resursgrupper kan vara beroende av varandra
o Betoning på projektets tidslinje	o Inriktning på resursallokering