Olika typer av rapportskrivning

En rapport är ett metodiskt, välorganiserat dokument som definierar och analyserar en viss fråga eller ett problem. Huvudsyftet med en rapport är att ge information till sina läsare. Rapporter används i olika yrken, och det finns olika typer av rapporter som varierar beroende på syftet. Så vi ska titta på olika typer av rapportskrivning i den här artikeln. Vi kommer att fokusera vår uppmärksamhet särskilt på formatet Informella och Formella rapporten.

Tänk alltid på att det inte finns något universellt accepterat format i rapportskrivning. Du bör följa det format som ditt företag eller kurs anger.

Informell rapport

Syftet med en informell rapport är att informera, analysera och rekommendera. Det brukar ske i form av ett memo, brev eller ett mycket kort dokument som en månadsrapport, forsknings- och utvecklingsrapport etc. Denna rapport är kortare och informell än en formell rapport. Det är skrivet enligt organisationens stil och regler, men innehåller i allmänhet inte det preliminära och kompletterande materialet. Den informella rapporten är generellt mer konverserad i ton och handlar vanligtvis om dagliga problem och problem i en organisation. Försäljningsrapporter, labrapporter, lägesrapporter, servicerapporter etc. är några exempel på denna typ av rapporter.

En informell rapport består vanligtvis av 

• Introduktion
• Diskussion
• Rekommendationer och referenser

Introduktion:

Nämn det allmänna problemet först, så att läsarna kan förstå sammanhanget. Ange sedan den specifika frågan eller uppgifterna som härrör från det problem du kommer att hantera. Slutligen förklara syftet med uppsatsen och dess förväntade resultat. Eftersom detta är en informell och en kort rapport behöver den här delen inte vara lång. Två eller tre meningar är tillräckliga.

Diskussion:

Redovisa dina resultat tydligt och kortfattat, i en lämplig metod. Du kan använda listor, tabeller, diagram etc. med tillräckliga förklaringar. Presentera dina resultat i fallande ordning av betydelse. På så sätt läses den viktigaste informationen först. Detta kommer att vara den längsta delen av din rapport eftersom den innehåller den viktigaste informationen.

Slutsatser och Rekommendationer:

Slutsatsen av en rapport, beroende på dess avsikt, bör påminna läsaren om vilka åtgärder som behöver vidtas. Rekommendationsavsnittet kanske inte behövs om det inte begärs. Det beror på företagets / organisationens policy.

Formell rapport

Syftet med en formell rapport är att samla och tolka data och rapporteringsinformation. Den formella rapporten är komplex och lång och kan till och med produceras i bundna bokvolymer. En formell brev består i allmänhet av

• Titelsida
• Sammanfattning
• Introduktion
• Metod / metodik
• Resultat / resultat
• Diskussion
• Slutsatser
• rekommendationer
• bilagor
• Bibliografi

Titelsida: Titel sida ska innehålla rapportens titel, författarens namn, kursens namn (om det skrivs av en student) eller företag och datum

Sammanfattning: Sammandrag är sammanfattningen av hela rapporten i en logisk ordning. Detta bör belysa syftet, forskningsmetoderna, resultaten, slutsatserna och rekommendationerna. En sammanfattning bör skrivas tidigare och bör inte vara längre än 1 sida. Även om det här avsnittet ingår i rapportens första del, är det lättare att skriva den här delen efter att ha slutfört resten av rapporten.

Introduktion: Introduktionen ska innehålla huvudproblemet, dess betydelse och målen för forskningen. Bakgrunden och sammanhanget i rapporten ingår också i denna del.

Metod / Metodik: Det här är det avsnitt där du förklarar de metoder som används i din forskning. Om det är en vetenskaplig forskning kan du beskriva experimentella förfaranden.

Resultat \ Resultat: Detta avsnitt presenterar resultaten eller resultaten av ditt projekt / forskning. Du kan också presentera data med hjälp av visuella metoder som tabeller, grafer etc. Tolka inte resultaten här.

Diskussion: I det här avsnittet kan du förklara vad ovanstående resultat betyder. Du kan också analysera, tolka och utvärdera data, notertrender och jämföra resultat med teorin. I allmänhet kallas detta för den viktigaste delen av rapporten.

Slutsatser: Detta är en kort sammanfattning av resultaten. Slutsats bör inte förväxlas med resultat / resultat avsnitt eftersom slutsatsen är en förenkling av det problem som rimligen kan härledas från resultaten.

rekommendationer: I rekommendationssektionen bör lämpliga ändringar lösas.

bilagor: Detta innehåller bilagor som är relevanta för rapporten. Exempelvis undersökningar, frågeformulär mm.

Bibliografi: Detta är listan över alla referenser som nämns.

Omslaget till en rapport

Image Courtesy:

"Gender Gap Report 2008 cover" av World Economic Forum på en.wikipedia - http://www.weforum.org/gendergap. (CC BY-SA 3.0) via Commons