Skillnaden mellan EOI och RFP

Ett antal beslut av en organisation har uppköpseffekter som dramatiskt kan påverka den totala kostnaden för att fatta ett visst beslut. Anskaffning innebär processer som att välja en leverantör, definiera betalningsvillkor, strategisk bedömning, kontraktsförhandlingar och inköpstjänster och varor. Det är relaterat till upphandling eller förvärv av alla tjänster och varor som är viktiga för en organisation.

I den privata sektorn anses procurementprocessen vara en strategisk nivåfunktion som hjälper till att förbättra lönsamheten för ett företag. Det effektiviserar inte bara processerna och minskar det totala priset på råvaror, men det gör det också möjligt för organisationer att identifiera de bästa källorna för leverans. Sammantaget är det till hjälp för att säkerställa en slitstark bottenlinje.

I den offentliga sektorn är höga chefer ansvariga för att minska bottenlinjen. Endast ett fåtal personer hanterar upphandlingsfunktionen, vilket ökar sannolikheten för korruption i denna sektor. Det är därför som det finns ett behov av att öka den totala produktionen av ett företag. Till exempel kan personal utbildas för att förbättra effektiviteten och förbättra kvaliteten på deras service, vilket kan leda till att produktionen förbättras.

Med tiden har ett antal villkor införts kring rådgivning, förslag och stor ledning, inklusive ett antal akronymer i samband med upphandling. Inte många företag är medvetna om dessa villkor, men är en entreprenör eller ägare av ett litet företag, om du vill effektivt hantera köparens beredskap att köpa, är det viktigt att veta sina syften. Exempel är RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender) och RFQ (Request for Quotation). Var och en av dessa termer tjänar ett speciellt syfte i upphandlingsfunktionen.

EOI och RFP är de mest använda termerna i upphandlingsfunktionen, och var och en har en särskild roll för att effektivisera hela processen. Många individer förvirrar dessa villkor när de utför processerna. För att få en bättre uppfattning om hur de skiljer sig är det viktigt att veta vad dessa termer betyder.

EOI (intresseintresse)

Uttryck av intresse (EOI), även känd som Registrering av intresse (ROI), har en liknande funktion som Förfrågan om information (RFI). Den används som en screeningprocess i de inledande stadierna för upphandling för att skapa en formell och mer specifik begäran om anbud eller RFT (ett senare skede i upphandlingsfunktionen). När ett företag släpper ut ett EOI, är det nödvändigt att bedöma möjligheten för en marknad att leverera eller samla in mer information innan den flyttas till RFT. Ett företag som köper ett köp är osannolikt att utse en entreprenör via EOI. För att det ska hända måste en process utvecklas tills den når RFT.

EOI är en typ av öppen upphandling som gör att alla företag kan komma framåt. Det ger upphov till en hård konkurrens och ger fördelen att nya och potentiella leverantörer kan säkra sitt arbete. Men i byggentreprenader kritiseras det i stor utsträckning för att locka till leverantörer som inte är lämpliga för kontraktet, vilket resulterar i slöseri med tid, pengar och ansträngningar.

Den annons som begär en EOI måste innehålla en beskrivning av upphandlande organet, beskrivning av kontraktet (t.ex. budget och skala), typ av kontrakt, upphandlingsväg, villkor, inlämningsadress och deadline och andra detaljer (inklusive kontaktuppgifter , beskrivning av organisationen, teknisk kapacitet och relaterad erfarenhet, personalens tillgänglighet och deras erfarenhet etc.)

RFP (begäran om förslag)

Å andra sidan är RFP, även känt som Request for Offer (RFO), ett dokument som enkelt kan ändras. Det används oftast när en köpare letar efter ett lösningsbaserat svar för att uppfylla sina krav och i fall där andra faktorer (exklusive pris) är centrala för utvärderingen av varje erbjudande. Den används även i situationer där det inte finns några tydliga lösningar eller specifikationer, och inköpsavdelningen söker ett antal innovationer och alternativ. Dessa instrument är mer flexibla än RFT (som normalt har väldefinierade lösningar eller specifikationer). RFP används huvudsakligen i professionella tjänster där en lösning inte kan definieras enkelt.

En RFP innehåller bakgrundsinformation om organisationen och dess verksamhet. Begäran består av specifikationer som förklarar de lösningar som organisationen söker. Dessutom innehåller det även utvärderingskriterier för hur förslag ska betygsättas, en arbetsbeskrivning som beskriver de uppgifter som ska utföras av en anbudsgivare som vinner kontraktet och tidsramen för att avsluta projektet.

En RFP skapas vanligtvis på grund av projektets komplexa karaktär. Företag kan dra nytta av olika anbudsgivare när man letar efter en väl integrerad lösning från ett antal leverantörer. Om ett företag exempelvis planerar att byta verksamhet från en pappersbaserad miljö till datorbaserad miljö kan den begära ett förslag till mjukvara och hårdvara utöver den utbildning som krävs för att installera och integrera nya system i verksamheten.

I den offentliga sektorn kan enheter utfärda en RFP för att skapa en öppen konkurrens för att sänka kostnaden för en lösning. Det måste dock noteras att RFP närmast specifikationerna inte nödvändigtvis är den som har det lägsta priset. När man accepterar ett förslag måste företagen genomföra en kostnadsanalys för att säkerställa att kostnaden inte utväger fördelarna.

skillnader

Följande är några av skillnaderna mellan EOI och RFP:

• Olika inköpsnivåer

EOI utförs ofta på den inledande nivån av upphandling. Det kan släppas i de fall där köparen slår för industrins insats för att räcka ut de krav som så småningom skulle gå på marknaden i senare skeden. Som redan diskuterat är RFP normalt nästa steg; vari köparen söker lösningsbaserade tillvägagångssätt för leverans av produkt eller tjänster.

• Steg av EOI och RFP

EOI har vanligtvis flera steg. Det används för att korta potentiella leverantörer eller leverantörer innan de söker omfattande bud från anbudsgivare som är listade. Tvärtom kan RFP antingen ha ett enda steg eller det kan ha flera steg.

• När används EOI och RFP?

EOI används i de fall då den information som krävs (från anbudsgivare) är specifik, men det finns ingen garanti om en leverantör kommer att kunna leverera tjänster och varor enligt kraven. Vidare, i fall av EOI, har inte inköpare tillräcklig information för att sammanställa en detaljerad begäran. Å andra sidan används en RFP i de fall där kravet är korrekt definierat, men ett företag letar efter en flexibel eller innovativ lösning. Med andra ord söker en köpare lösningsinriktade inlagor för att uppfylla kraven.

Det är väldigt viktigt att vara medveten om olika nivåer av upphandlingsprocesser för att kunna fatta effektiva beslut genom det systematiska informationsflödet. Att ha en tydlig förståelse av dessa villkor och varför de används i processen möjliggör ett företag att effektivisera sina processer och få djupare insikt i hela upphandlingsfunktionen.